Conditions de service

Les présentes conditions régissent la souscription et l'utilisation du service d'agents d'intelligence artificielle d'Arvisflows. En souscrivant l'une des offres, vous les acceptez dans leur intégralité.

1. Les parties

Le prestataire du service est Arvisflows LLC, Limited Liability Company de l'État du Nouveau-Mexique (États-Unis), Entity ID 0008126909, dont le siège est au 1209 Mountain Road Pl NE, Ste N, Albuquerque, NM 87110. Ses informations d'identification complètes figurent dans les Mentions légales.

Le client est la personne physique ou morale qui souscrit le service dans le cadre d'une activité commerciale ou professionnelle. Le service est conçu pour les entreprises et n'est pas proposé aux consommateurs. En souscrivant, le client déclare agir à des fins liées à son activité et avoir la capacité de s'engager.

2. Ce que comprend le service

Arvisflows fournit, par abonnement mensuel, un agent d'intelligence artificielle qui répond aux clients finaux de l'entreprise. Selon l'offre souscrite, le service comprend :

• La prise en charge automatisée des conversations sur WhatsApp et le chat web, par texte et, lorsque le canal le permet, par note vocale.
• La gestion des appels téléphoniques entrants via un numéro attribué, dans les offres qui l'incluent.
• La consultation des disponibilités, la réservation, la modification et l'annulation de rendez-vous.
• La gestion des ventes de produits et de nourriture, avec retrait, livraison propre ou par transporteur, ainsi que l'information et l'encaissement des options de transport pour les hébergements, dans les offres et configurations qui le permettent.
• Un Espace gérant pour configurer l'entreprise, ses services, ses horaires, ses employés et le comportement de l'agent, et pour consulter l'activité.
• Des notifications opérationnelles au responsable de l'entreprise.
• Des publications automatiques et des publicités sur les réseaux sociaux de l'entreprise, via son propre compte Meta et avec le budget que l'entreprise fixe et paie directement à Meta, dans les offres qui les incluent.
• L'encaissement d'acomptes ou du paiement complet des réservations via le compte Stripe du client, dans les offres qui l'incluent.

Le service est fourni sous forme de logiciel en tant que service. Il n'implique la remise d'aucun support physique ni la cession de code.

3. Souscription et compte

La souscription s'effectue via le formulaire d'inscription du site. Le client fournit les données de son entreprise et un moyen de paiement valide, et accepte expressément les présentes conditions. Le contrat est conclu lorsque Arvisflows confirme l'inscription et ouvre l'accès à l'espace gérant.

Les identifiants de connexion sont personnels. Le client est responsable de leur garde et de toute activité réalisée avec eux, et doit signaler immédiatement toute utilisation non autorisée.

4. Période d'essai gratuite

L'inscription comprend une période d'essai gratuite de 14 jours calendaires, à compter de la confirmation de l'inscription. Pendant cette période, le service est pleinement opérationnel, dans la limite de 100 conversations et 10 appels, et l'abonnement de l'offre n'est pas facturé.

Pour souscrire l'abonnement, il est nécessaire d'enregistrer un moyen de paiement, qui n'est pas débité pendant l'essai, sauf pour le poste prévu à la clause 5. Si le client ne résilie pas avant la fin de la période d'essai, l'abonnement se poursuit automatiquement et le premier abonnement mensuel de l'offre choisie est émis.

Arvisflows prévient le client lorsque la période d'essai est sur le point de se terminer.

5. Numéro de téléphone

Les offres qui incluent la gestion des appels permettent de demander un numéro de téléphone depuis l'Espace gérant. Le numéro est attribué, configuré et maintenu par Arvisflows via son opérateur téléphonique.

5.1 Coût de mise en service

• Pendant la période d'essai gratuite, la mise en service du numéro a un coût unique de 5 €, débité au moment de la demande sur le moyen de paiement enregistré. Ce montant est intégralement déduit du premier abonnement mensuel, de sorte qu'il ne représente pas de coût supplémentaire pour qui poursuit le service. Si le client ne souscrit finalement pas, le montant n'est pas remboursé, car il correspond à la mise en service effective de la numérotation.
• Pour un client qui paie déjà son abonnement, la mise en service du numéro est gratuite.

Le débit n'est effectué qu'après avoir vérifié qu'un numéro est disponible. Si le paiement est refusé par l'établissement émetteur, le numéro n'est pas mis en service et le client reçoit une notification.

5.2 Titularité et libération

Le numéro est attribué au service ; il n'est pas cédé en propriété au client. Arvisflows libère le numéro, avec pour conséquence la perte définitive de la numérotation, dans les cas suivants :

• Lorsque le client résilie l'abonnement.
• Lorsque le client passe à une offre qui n'inclut pas la gestion des appels.
• En cas d'impayé non régularisé, dans les conditions de la clause 10.

6. Offres et prix

7. Utilisation incluse et dépassements

Outre l'abonnement mensuel fixe de l'offre souscrite, le service est facturé selon deux types d'unités de consommation : les conversations et les appels téléphoniques.

Une conversation est comptabilisée pour chaque jour calendaire au cours duquel un client final a au moins un échange avec l'agent d'intelligence artificielle via WhatsApp ou le chat web, que les réponses soient données par texte ou par note vocale, et quel que soit le nombre de messages échangés ce jour-là. Un nouveau jour calendaire, même s'il fait partie de la même conversation commencée un jour précédent, compte comme une conversation supplémentaire. Un appel téléphonique est chaque appel pris en charge par l'agent d'intelligence artificielle via le service de téléphonie intégré, disponible dans les trois offres.

Les prix par unité supplémentaire sont les suivants :

• Agent IA Basique : 0,22 € par conversation supplémentaire et 0,47 € par appel supplémentaire.
• Agent IA Avancé : 0,21 € par conversation supplémentaire et 0,46 € par appel supplémentaire.
• Agent IA Professionnel : 0,20 € par conversation supplémentaire et 0,45 € par appel supplémentaire.

La consommation est comptabilisée de manière cumulée sur la période de facturation mensuelle. Seul le volume dépassant le quota inclus dans l'offre souscrite est facturé ; la consommation dans le quota inclus ne génère aucun coût supplémentaire. Le montant du dépassement éventuel est calculé à la clôture de chaque période de facturation et ajouté automatiquement à la facture du renouvellement mensuel suivant, avec l'abonnement fixe de l'offre, au moyen du même moyen de paiement associé à l'abonnement.

Toute modification des quotas inclus ou des prix par unité supplémentaire indiqués dans la présente clause sera communiquée au client avec un préavis minimal de 30 jours calendaires avant son entrée en vigueur.

7 bis. Consommation mensuelle souscrite

7 bis.1 De quoi il s'agit.

Le client disposant d'un abonnement payant actif peut souscrire depuis l'Espace gérant une quantité mensuelle de conversations, d'appels ou des deux, au-delà de celles incluses dans son offre. L'espace calcule le montant et l'affiche avant confirmation. Cette option n'est pas disponible pendant la période d'essai gratuite.

7 bis.2 Prix.

Chaque unité souscrite coûte 10 % de moins que l'unité supplémentaire de la même offre indiquée à la clause 7 :

Le montant mensuel est arrondi au centime. Toute modification de ces prix ou de la remise sera communiquée avec un préavis de 30 jours calendaires, comme à la clause 7.

7 bis.3 Encaissement.

Lors de la souscription ou de l'augmentation de la quantité, le montant mensuel complet de ce qui est ajouté est débité immédiatement, sans prorata journalier, et couvre toute la période de facturation en cours. Si une consommation supplémentaire avait déjà été facturée pour cette période, la partie couverte par la souscription est créditée sur la facture suivante. À partir du renouvellement suivant, la consommation souscrite est facturée avec l'abonnement de l'offre.

7 bis.4 Unités non utilisées.

La souscription est un engagement mensuel. Les unités non consommées ne sont ni remboursées ni reportées sur la période suivante.

7 bis.5 Consommation au-delà de la souscription.

Ce qui dépasse la somme des unités incluses et souscrites est facturé comme consommation supplémentaire, conformément à la clause 7.

7 bis.6 Réduction ou annulation.

Le client peut réduire ou annuler la consommation souscrite à tout moment. Aucun montant n'est remboursé : ce qui est déjà payé couvre jusqu'à la fin de la période en cours et la nouvelle quantité s'applique au renouvellement suivant.

7 bis.7 Changement d'offre.

En cas de changement d'offre, la consommation souscrite est annulée. Aucun montant n'est remboursé : ce qui est déjà payé couvre jusqu'à la fin de la période en cours. Le client peut la souscrire à nouveau dans la nouvelle offre depuis l'Espace gérant.

7 bis.8 Incidents.

Si le paiement est effectué mais que la souscription n'est pas appliquée en raison d'un incident technique, Arvisflows rembourse automatiquement le montant débité.

7 ter. Activités supplémentaires

7 ter.1 De quoi il s'agit.

Le premier secteur d'activité de l'entreprise est inclus dans l'offre. Chaque secteur ajouté à partir du deuxième est considéré comme une activité supplémentaire.

7 ter.2 Prix.

Le prix mensuel de chaque activité supplémentaire dépend de l'offre souscrite :

Toute modification de ces prix sera communiquée avec un préavis de 30 jours calendaires, comme à la clause 7.

7 ter.3 Encaissement et suppression.

Lors de l'ajout d'une activité supplémentaire, le mois complet est débité immédiatement, sans prorata. Aucun montant n'est débité pendant la période d'essai gratuite. La suppression d'une activité supplémentaire ne donne lieu à aucun remboursement, et son supplément cesse d'être facturé sur la facture suivante.

7 ter.4 Changement d'offre.

En cas de changement d'offre, les activités supplémentaires et leur supplément sont supprimés. Le client doit sélectionner à nouveau les activités de l'entreprise dans la nouvelle offre.

7 ter.5 Incidents.

Si le paiement est effectué mais que la modification n'est pas appliquée en raison d'un incident technique, Arvisflows rembourse automatiquement le montant débité.

7 quater. Publications quotidiennes sur X

Si le client connecte son compte X depuis le Panel du gérant, Arvisflows peut y publier au maximum une fois par jour et sans liens.

Ce service coûte 1 € par mois, uniquement pour les mois au cours desquels au moins une publication a été effectuée sur X. Il est facturé le premier jour du mois suivant, sous la forme d'un seul poste mensuel, et comprend jusqu'à 31 publications. Les mois sans publication ne sont pas facturés.

8. Facturation, paiement et taxes

L'abonnement est facturé mensuellement à l'avance au moyen du moyen de paiement enregistré. Chaque renouvellement génère une facture que le client reçoit par e-mail et peut consulter via le lien qui l'accompagne.

Les prix sont exprimés dans la devise indiquée au moment de la souscription et sont des prix finaux hors TVA. Les factures sont émises au nom d'Arvisflows LLC, avec son EIN des États-Unis, son adresse au Nouveau-Mexique et son Entity ID. Le mécanisme d'autoliquidation s'applique aux entreprises établies dans l'Union européenne : le destinataire déclare la TVA due. Aucune TVA n'est facturée aux entreprises établies en dehors de l'Union européenne.

Le client s'engage à tenir à jour ses données de facturation et un moyen de paiement valide pendant toute la durée du contrat.

8 bis. Encaissement des réservations, commandes, livraisons et transports auprès des clients finaux

8 bis.1 De quoi il s'agit.

Dans les offres qui l'incluent, le client peut demander à ses clients finaux un acompte ou le paiement complet lors de la prise d'un rendez-vous ou d'une réservation, d'une commande de produits ou de nourriture, du paiement d'une livraison ou de la souscription d'une option de transport. Le paiement s'effectue par carte, portefeuille électronique ou tout autre moyen proposé par la page de paiement Stripe. La fonction est facultative et s'active depuis l'Espace gérant.

8 bis.2 Compte Stripe du client.

Pour l'utiliser, le client connecte son propre compte Stripe, Inc. ou de l'entité Stripe dont il relève, et accepte directement les conditions de Stripe. Chaque paiement est créé sur le compte du client : selon l'opération, le vendeur, prestataire ou offrant vis-à-vis du client final est le client, et l'argent va de Stripe au client. Arvisflows ne reçoit, ne détient ni ne transfère ces fonds, ne fournit pas de services de paiement et n'accède jamais aux données de la carte ou du moyen de paiement.

8 bis.3 Commission d'Arvisflows.

Pour chaque paiement abouti, Arvisflows perçoit une commission de 1 % du montant total encaissé auprès du client final, y compris les frais d'envoi et les commissions que le client facture à son client final, arrondie au centime. La commission est facturée sans TVA : le mécanisme d'autoliquidation s'applique aux entreprises de l'Union européenne, et aucune TVA n'est facturée aux entreprises situées en dehors de l'Union européenne. Stripe prélève la commission au moment du paiement. Cette commission est indépendante des frais que Stripe applique au client selon son contrat avec Stripe. Si le client rembourse l'intégralité d'un paiement, Arvisflows lui rembourse également sa commission. En cas de remboursement partiel et de paiement contesté par le client final (rétrofacturation), la commission n'est pas remboursée. Toute modification du pourcentage sera communiquée conformément à la clause 18.

8 bis.4 Responsabilités du client.

Le client fixe les montants et décide quels services nécessitent un paiement. Il répond envers ses clients finaux de la vente, des taxes, des factures ou justificatifs, des remboursements, des réclamations et des rétrofacturations. Le justificatif que Stripe envoie au client final après le paiement est un reçu, et non une facture. Lorsqu'une facture doit être émise, elle l'est par le client avec son propre logiciel ou par l'intermédiaire de son cabinet comptable ; Arvisflows n'émet pas de factures au nom du client. Avant d'activer l'encaissement, le client doit rédiger dans l'espace gérant ses conditions de paiement et d'annulation. L'agent et les pages de réservation les montrent au client final, avec le montant, avant le paiement. Le client est responsable de la conformité de ces conditions à la réglementation de la consommation qui lui est applicable.

8 bis.5 Réservations, commandes et transports en attente de paiement.

Le rendez-vous, la réservation, la commande ou l'option de transport n'est créé qu'après confirmation expresse de l'opération et du prix par le client final. Si un paiement est requis, l'opération reste en attente pendant le délai configuré par le client, d'au moins 30 minutes ; pendant ce délai, le créneau, les unités en stock ou la disponibilité du transport sont réservés, selon le cas. Si le paiement n'est pas effectué dans ce délai, l'opération est annulée automatiquement et ce qui avait été réservé redevient disponible.

8 bis.9 Suspension de la fonction.

L'encaissement cesse d'être disponible si le client déconnecte son compte, si Stripe le limite ou le ferme, si l'abonnement est suspendu conformément à la clause 10, ou si Arvisflows détecte une utilisation frauduleuse ou contraire aux présentes conditions. Arvisflows ne répond pas des décisions de Stripe concernant le compte du client, telles que les retenues de fonds, les blocages ou les délais de versement, ni des interruptions du service de Stripe.

8 ter. Programme de parrainage

8 ter.1 Fonctionnement.

Chaque client dispose dans l'Espace gérant d'un lien personnel pour recommander Arvisflows. Si une autre entreprise souscrit une offre via ce lien, les deux reçoivent une remise.

8 ter.2 Remise pour le nouveau client.

Le nouveau client paie 10 % de moins sur l'abonnement de son offre lors de la première facture suivant la période d'essai. La remise apparaît sur la page de paiement.

8 ter.3 Remise pour le parrain.

Lorsque le nouveau client paie sa première facture, celui qui l'a recommandé paie 10 % de moins sur l'abonnement de sa propre offre lors de sa facture d'abonnement suivante. S'il a recommandé plusieurs entreprises, les remises s'appliquent une à une, sur des factures successives.

8 ter.4 Conditions.

La remise n'est valable que pour les entreprises qui souscrivent pour la première fois. Elle ne s'applique pas si le nouveau client est la même entreprise que le parrain (même adresse e-mail ou même numéro d'identification fiscale), ni si le compte du parrain est suspendu. Si le nouveau client est remboursé du montant payé, le parrain ne reçoit pas la remise ; s'il en avait déjà bénéficié, il la conserve. Les remises ne peuvent être ni échangées contre de l'argent ni transférées, et sont perdues si l'abonnement du parrain prend fin avant leur application. Arvisflows peut annuler les remises obtenues de manière frauduleuse.

8 ter.5 Modifications du programme.

Arvisflows peut modifier ou arrêter le programme conformément à la clause 18. Les remises déjà obtenues sont respectées.

9. Changement d'offre

Le client peut changer d'offre à tout moment depuis l'Espace gérant. Le changement prend effet immédiatement. Les règles économiques sont les suivantes :

Si deux passages successifs à une offre supérieure ont lieu au cours d'une même période, seul l'abonnement de l'offre immédiatement précédente est déduit à chaque fois.

La différence est calculée sur les abonnements mensuels complets et n'est pas proratisée au jour. Le client connaît le montant exact avant de confirmer le changement, car l'espace le lui affiche dans la confirmation elle-même.

Si le paiement de la différence est effectué correctement mais que le changement d'offre n'est pas appliqué en raison d'un incident technique, Arvisflows rembourse automatiquement le montant débité et le client reste sur son offre précédente.

10. Impayé et suspension

Si un paiement est impayé, le prestataire de paiement effectue des tentatives automatiques. Tant que la dette n'est pas régularisée, la procédure suivante s'applique :

1. Suspension du service. Dès le premier impayé, l'agent cesse de répondre, et le responsable de l'entreprise reçoit une notification avec le lien pour régulariser le paiement.
2. Avertissement urgent à 23 jours. Un rappel est envoyé pour avertir de la perte imminente du numéro de téléphone.
3. Libération du numéro à 28 jours. Si l'impayé persiste, le numéro attribué est libéré définitivement et ne peut pas être récupéré.

Le paiement de la somme due réactive automatiquement le service. La configuration de l'entreprise est conservée pendant toute la procédure, mais le numéro libéré n'est pas récupéré et il faudra en demander un nouveau.

11. Durée, résiliation et rétractation

Le contrat est sans engagement de durée. Il se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu'à ce que l'une des parties le résilie.

Le client peut résilier à tout moment depuis l'Espace gérant. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà facturée : le service reste disponible jusqu'à cette date et aucun nouveau débit n'est émis. Les montants correspondant à des périodes déjà commencées ne sont pas remboursés. Tant que la date d'effet n'est pas atteinte, la résiliation peut être annulée depuis l'espace lui-même.

Arvisflows peut résilier le contrat, après préavis, en cas de manquement grave aux présentes conditions, d'utilisation frauduleuse ou d'impayé prolongé.

12. Disponibilité du service

Arvisflows s'efforce de maintenir le service disponible en continu, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ni exempt d'erreurs. Le service dépend de plateformes tierces, notamment la messagerie WhatsApp, la téléphonie et les fournisseurs de modèles de langage, dont les interruptions, changements de conditions ou restrictions échappent au contrôle d'Arvisflows. WhatsApp est connecté en associant le numéro de l'entreprise. Meta peut limiter ou bloquer un numéro conformément à ses conditions, et Arvisflows ne répond pas de ces décisions.

Les opérations de maintenance programmée seront annoncées à l'avance dans la mesure du possible et seront réalisées de préférence pendant des plages de faible utilisation.

13. Utilisation acceptable et obligations du client

Le client s'engage à :

• Utiliser le service conformément à la loi et aux présentes conditions, et respecter les politiques des plateformes de messagerie et de téléphonie utilisées.
• Ne pas utiliser l'agent pour envoyer des communications commerciales non sollicitées ni des messages en masse à des personnes qui n'ont pas contacté l'entreprise au préalable.
• Disposer de la base légale nécessaire pour traiter les données de ses propres clients finaux et les informer correctement que l'accueil peut être assuré par un système automatisé.
• Ne pas utiliser le service pour des activités illicites, trompeuses ou discriminatoires, ni pour usurper l'identité de tiers.
• Ne pas revendre, sous-licencier ni mettre le service à la disposition de tiers étrangers à son entreprise sans autorisation expresse.
• Ne pas tenter d'accéder au code, d'extraire les modèles ou les instructions de l'agent, ni pratiquer d'ingénierie inverse.
• Fournir des informations exactes dans la configuration de l'agent, dont il est responsable quant aux contenus que celui-ci communique en son nom.

Le non-respect de la présente clause autorise Arvisflows à suspendre le service immédiatement.

14. Limites de l'intelligence artificielle

Les réponses de l'agent sont générées par des modèles de langage et sont de nature probabiliste. Elles peuvent contenir des erreurs, des omissions ou des interprétations incorrectes.

L'agent ne fournit pas de conseil juridique, médical, financier ni dans aucun autre domaine réglementé, et ne doit pas être utilisé pour prendre des décisions ayant des conséquences significatives pour les personnes sans supervision humaine. Le client est responsable de vérifier la configuration de l'agent et de superviser son fonctionnement dans tout ce qui touche à ses obligations envers ses propres clients.

15. Propriété intellectuelle et licence

Arvisflows conserve la propriété du service et de tous ses composants : code, architecture, flux, instructions des agents, interface, documentation et méthodologie. La souscription accorde au client une licence d'utilisation limitée, non exclusive, incessible et révocable, limitée à la durée du contrat et aux besoins de sa propre entreprise.

Le contenu que le client introduit dans le service, comme la description de ses services, ses horaires ou ses documents, reste le sien. Le client accorde à Arvisflows l'autorisation nécessaire pour le traiter dans le seul but de fournir le service souscrit.

16. Protection des données

Le traitement des données du client lui-même est régi par la Politique de confidentialité.

Lorsque Arvisflows traite des données des clients finaux de l'entreprise, elle le fait en qualité de sous-traitant et pour le compte du client, qui est le responsable du traitement. Cette relation est régie par l'Annexe de traitement des données, qui fait partie intégrante des présentes conditions et est réputée acceptée avec elles.

16 bis. YouTube

Le contenu publié par Arvisflows sur YouTube l'est au moyen des Services API YouTube. Toute personne qui le regarde ou interagit avec lui sur YouTube est soumise aux Conditions d'utilisation de YouTube et aux Règles de confidentialité de Google.

17. Responsabilité

Arvisflows répond des dommages directs résultant d'un manquement qui lui est imputable. Sauf dans les cas où la loi ne permet pas de la limiter, la responsabilité cumulée d'Arvisflows est limitée au montant total effectivement payé par le client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Arvisflows ne répond pas du manque à gagner, de la perte d'opportunités commerciales, de la perte de données imputable au client ni des dommages résultant de l'interruption de services de tiers.

Aucune de ces limitations ne s'applique en cas de dol ou de faute lourde.

18. Modification des conditions

Arvisflows peut modifier les présentes conditions pour les adapter à des changements du service ou de la réglementation. Les modifications substantielles, et en tout état de cause toute modification de prix, seront communiquées au client avec un préavis minimal de 30 jours calendaires. Si le client n'est pas d'accord, il peut résilier l'abonnement avant l'entrée en vigueur de la modification, sans pénalité.

19. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par les lois de l'État du Nouveau-Mexique, États-Unis d'Amérique, sans application de ses règles de conflit de lois. Les parties se soumettent aux tribunaux étatiques et fédéraux compétents de cet État.

Si une clause était déclarée nulle ou inapplicable, les autres conserveraient leur pleine validité et la clause concernée serait remplacée par une autre poursuivant la même finalité dans les limites permises par la loi.